Skrócenie czasu raportowania o 8 godzin tygodniowo

Wyzwanie

Właściciel firmy, pan Marek, każdą sobotę spędzał w biurze nad tabelkami. Miał 14 różnych plików od kierowców, z systemów GPS i z kart paliwowych. Dane były niespójne. Często zdarzały się błędy w przecinkach, co raz kosztowało firmę 1840 zł przy jednym rozliczeniu paliwa. Raporty o zyskach były gotowe dopiero w poniedziałek, kiedy na reakcję było już za późno. Szczerze mówiąc, panowała tam czysta partyzantka informacyjna.

Podejście

Nasz 3-osobowy zespół spędził 6 dni w siedzibie klienta, analizując przepływ faktur i logów z GPS. Nie chcieliśmy zmieniać wszystkiego na raz. Skupiliśmy się na najgorszym wąskim gardle: ręcznym łączeniu zużycia paliwa z przejechanymi kilometrami. Wykorzystaliśmy proste skrypty w Pythonie, które same pobierają dane z serwerów operatorów paliwowych i GPS co 2 godziny. Zbudowaliśmy bazę danych, która automatycznie czyści błędy (np. dublujące się wpisy).

Rozwiązanie

Dostarczyliśmy centralny panel menedżerski dostępny przez przeglądarkę. Nie ma tam zbędnych wykresów – są tylko twarde fakty: spalanie, marża na trasie i czas pracy kierowców. System wysyła powiadomienie na telefon, gdy spalanie w danej ciężarówce przekroczy normę o 12%. Całość postawiliśmy na lokalnym serwerze, żeby pan Marek miał pełną kontrolę nad swoimi danymi. Robimy porządek w danych, więc interfejs jest tak prosty, że obsługuje się go jednym palcem.

Rezultaty

Liczby nie kłamią: pan Marek odzyskał wolne soboty, a firma przestała tracić pieniądze na błędach w obliczeniach. Wszystkie dane są teraz spójne i dostępne od ręki.

Harmonogram

1. 5 Sierpnia 2024
   Audyt 14 arkuszy Excel i systemów GPS.
2. 13 Sierpnia 2024
   Uruchomienie automatycznego pobierania danych paliwowych.
3. 21 Sierpnia 2024
   Testy panelu na smartfonie właściciela.
4. 29 Sierpnia 2024
   Pełne wdrożenie i wyłączenie starych arkuszy.