Odzyskanie 3400 zł miesięcznie w hurtowni budowlanej
Znaleźliśmy błędy w naliczaniu rabatów u dostawców za pomocą prostego algorytmu analizy Big Data. Proces zajął nam 12 dni.
W hurtowni Bud-Max pieniądze uciekały przez drobne błędy w fakturach od dużych dostawców. Pokazaliśmy, że wystarczy 12 dni pracy na danych, żeby zatrzymać ten wyciek gotówki bez zatrudniania nowych osób.
Wyzwanie
Właściciel hurtowni, pan Marek, obsługuje 12 głównych dostawców materiałów sypkich i chemii budowlanej. Co miesiąc do firmy wpada średnio 156 faktur. Systemy dostawców często myliły się przy naliczaniu rabatów za szybką płatność lub progi ilościowe. Księgowa poświęcała 14 godzin miesięcznie na ręczne sprawdzanie papierów, a i tak wyłapywała tylko największe pomyłki. Firma traciła pieniądze, bo nikt nie miał siły liczyć każdego worka cementu z osobna.
Podejście
Nasz zespół (3 osoby) wszedł do firmy na dwudniowy audyt dokumentacji. Pobraliśmy dane z ich systemu magazynowego za ostatnie 7 miesięcy. Zamiast szukać wszystkiego naraz, skupiliśmy się na 4 najdroższych kategoriach towarów. Napisaliśmy prosty skrypt, który automatycznie porównał ceny z podpisanych umów z tym, co faktycznie widniało na fakturach PDF. Nie obiecywaliśmy cudów, tylko czyste fakty wyciągnięte z tabel.
Rozwiązanie
Lublin Logic Services wdrożyło narzędzie, które co rano skanuje folder z nowymi fakturami. System automatycznie wylicza, ile dany towar powinien kosztować według cennika hurtowego. Jeśli różnica wynosi więcej niż 3 grosze, księgowa dostaje czerwony alert na ekranie. Dodaliśmy też moduł przewidywania braków w magazynie, który podpowiada, kiedy zamówić towar, żeby załapać się na lepszy próg cenowy u producenta.
Rezultaty
W pierwszym pełnym miesiącu działania algorytm wskazał 43 błędne faktury, które przeszłyby bez echa. Bud-Max odzyskał dokładnie 3421 zł, a czas sprawdzania faktur przez pracownika spadł z 14 godzin do zaledwie 18 minut dziennie.
Harmonogram
-
12 kwietnia 2024Warsztat z księgowością i zgranie danych z systemu magazynowego.
-
19 kwietnia 2024Testy algorytmu na danych historycznych z ostatnich 7 miesięcy.
-
26 kwietnia 2024Uruchomienie panelu kontrolnego dla pani Anny z biura.
-
08 maja 2024Podsumowanie pierwszych odzyskanych kwot i korekta faktur.
"Sądziłem, że przy tej skali drobne błędy są nieuniknione i nie warto ich szukać. Lublin Logic Services udowodnili mi, że te 'grosze' to w skali roku konkretne auto dostawcze."