Jak oszczędzić 1200 zł miesięcznie na samym porządkowaniu faktur
W Lublin Logic Services widzimy to codziennie: biurka zawalone papierami i arkuszami Excela, które nikomu nie służą. Jeden z naszych klientów, właściciel małego zakładu produkcyjnego pod Lublinem, tracił 47 minut każdego dnia na samo szukanie zagubionych faktur VAT. To ponad 15 godzin miesięcznie, za które płacił z własnej kieszeni, nie dostając w zamian żadnej wartości dodanej.
Ukryte koszty ręcznego przepisywania
Średni koszt błędu przy ręcznym wprowadzaniu danych do systemu to około 28 zł za dokument, jeśli doliczymy czas na korektę i wyjaśnianie spraw z dostawcami. Przy 156 fakturach miesięcznie, prawdopodobieństwo pomyłki wynosi statystycznie 12%, co daje nam blisko 19 błędnych wpisów każdego miesiąca. Konkrety na stół: to nie jest tylko kwestia estetyki w dokumentach, ale realna dziura w budżecie, przez którą wycieka 1200 zł co 30 dni. Te pieniądze mogłyby zostać w firmie, gdyby system sam rozpoznawał kwoty i numery NIP.
Analizując dane 43 lokalnych firm z Lublina i okolic, zauważyliśmy, że najwięcej błędów generują faktury kosztowe za paliwo i drobne usługi serwisowe. Często są to kwoty rzędu 140-320 zł, które łatwo przeoczyć, ale w skali roku tworzą stratę przekraczającą 4500 zł. Liczby nie kłamią – ręczne klepanie danych to najdroższy sposób prowadzenia biura, jaki można sobie wyobrazić. Robimy porządek w danych, bo wiemy, że każda minuta spędzona na poprawianiu literówki w numerze faktury to minuta, w której nie zarabiasz.
Liczby nie kłamią – ręczne klepanie danych to najdroższy sposób prowadzenia biura.
Sieci neuronowe w służbie księgowości
Wprowadzenie prostego modelu sieci neuronowej do odczytywania skanów faktur to nie jest technologia z filmów science-fiction, ale narzędzie dostępne dla małego warsztatu czy hurtowni. Nasze rozwiązanie w Lublin Logic Services potrafi rozpoznać 11 kluczowych pól na dokumencie w czasie krótszym niż 3.2 sekundy. Oznacza to, że cały stos papierów z tygodnia zostaje wprowadzony do bazy w czasie, gdy Ty parzysz kawę. System uczy się na błędach i po przemieleniu pierwszych 83 dokumentów osiąga precyzję, której nie powstydziłby się najbardziej skrupulatny pracownik.
Ważne jest to, że nie zmieniamy Twojego sposobu pracy, a jedynie go przyspieszamy. Faktury lądują w folderze, a algorytm wyciąga z nich to, co najważniejsze: daty, stawki VAT i terminy płatności. Dzięki temu unikasz sytuacji, w której musisz płacić odsetki, bo faktura na 2400 zł utknęła pod stertą innych papierów. Sprawdzamy fakty, nie zgadujemy – nasze testy u klienta z branży transportowej wykazały, że czas akceptacji dokumentu spadł z 4 dni do zaledwie 1.5 dnia.
41 godzin odzyskanych w jeden kwartał
Wdrożenie automatyzacji u jednego z naszych partnerów pozwoliło odzyskać dokładnie 41 godzin pracy w ciągu ostatnich 3 miesięcy. Przy stawce godzinowej pracownika biurowego na poziomie 45 zł brutto, daje to oszczędność rzędu 1845 zł. To czysty zysk, który wynika bezpośrednio z eliminacji zbędnych czynności. P.S. Większość błędów w fakturach naszych klientów zdarza się we wtorki po 14:00 – sprawdziliśmy to w danych z trzech lat i wynika to po prostu ze zmęczenia materiału.
Odzyskany czas zespół mógł poświęcić na windykację należności, co zaowocowało ściągnięciem 3800 zł zaległych wpłat od trudnych kontrahentów. To pokazuje, że porządek w danych ma efekt domina. Kiedy przestajesz gonić za fakturami, zaczynasz mieć czas na pilnowanie własnych pieniędzy. Nasze podejście jest proste: eliminujemy nudę, żebyś mógł skupić się na konkretach, które budują Twój biznes w Lublinie.
Jak zacząć bez wielkich inwestycji?
Nie musisz kupować serwerów za dziesiątki tysięcy złotych, żeby przestać tracić pieniądze na fakturach. W Lublin Logic Services zaczynamy od audytu Twoich ostatnich 47 faktur, żeby zobaczyć, gdzie najczęściej pojawiają się problemy. Często wystarczy zmiana formatu przesyłania dokumentów przez dostawców lub wdrożenie prostego skryptu, który kosztuje mniej niż jeden porządny obiad firmowy. Sprawdzamy, co naprawdę boli Twoją firmę i dostarczamy narzędzia, które po prostu działają od pierwszego dnia.
Zasada jest prosta: płacisz za efekt, a nie za obietnice. Jeśli Twoja firma przetwarza więcej niż 50 faktur miesięcznie, zwrot z inwestycji w automatyzację następuje zazwyczaj po około 4 miesiącach. To nie są mrzonki, ale matematyka, którą chętnie pokażemy Ci na spotkaniu. Konkrety na stół – zapraszamy do naszego biura na Krakowskim Przedmieściu, gdzie przy konkretnej czarnej kawie policzymy, ile Twoja firma może zyskać na porządkowaniu faktur.
Zasada jest prosta: płacisz za efekt, a nie za obietnice.
